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事務処理効率化 配車予定を入力し、同時に客先請求書の振り分け

更新日:6 日前

シート入力画面


仕事の予定表の入力をすると自動で客先シートに請求詳細が分類され請求書のベースが作成される。それをスマホで表示ドライバーに伝達してペーパーレス化 gasとappsheetの連携 automationを利用して効率化を図ります。



ここから入力してシートに追加していく

後は自動で振り分けされて請求先シートに追加

作業の効率化で事務処理を削減

今、appsheetがカレンダーやgasと連携 google chat やgmailなど連携がすごい当社もメールのautomationはやっています。 gasもすでに利用しているのでgoogleの今後が楽しみです。現時点でgoogle formやgasによる連携を何年も前からやってきました。googleやってきてよかったー。

管理者の予定表


私のスマホにはすべてのドライバーの予定が表示

各ドライバーには自分の予定のみが表示される

仕事のテーブルをタップすると詳細が表示 積地 卸地 時間 荷物の種類 車種 重量

ファックス等の書類のリンクも貼れる



配送完了テーブルでヒコーキボタンをドライバーが押せば客先の色が変わって配送が終わったことを伝えてくれる。そのまま管理者や客先にメールが自動で送信される。


荷卸し完了メールを受信

何人でも完了メールを送ることができる

実はこれはgoogle spreadsheet にかかれているものから表示

spreadsheetもプログラムが組み込まれていて請求書とも連動入力と同時に客先別に請求シート振り分けされ、そこに距離や配送先を入れると自動で単価を計算して入力してくれる。


自社作成webアプリと連動

配送登録はスプレッドシートの自作メニューから起動で登録するを選択


その他に場所の共有アプリがあって、アプリに追加すると同時に自動で社員のスマホにリマインダーで通知、新しい配送先を共有しています。これもappsheetのautomationの利用です。つまりRPA、追加するとロボットが自動で全員に通知してくれる機能です。robotic prosess autumation はすごい まだまだ、googleは成長するでしょう。

このサービスで客先における遅延やその作業をスピーディーに行い、他社との差別化を図っていきます。このシステムの1部を付与して客先を増やすことも視野に入れさらなる効率化を図っていきます。

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段取りミスで10tトラック2台を敦賀まで構内作業できないか電話がありました。1台は空いていたので何とか出来ましたが、もう一台がいなかったため、福井空車の7tを位置情報で確認、この車でもいいか確認し、OKがでた。こちらから出るのとでは時間が大きく変わる。ドライバーに連絡をとり至急向かわせました。当社のDXで緊急対応、人助けができました。